“Con el tiempo, se ha producido un cambio en las expectativas que se crean en torno al evento. El Comité Organizador pretende principalmente satisfacer e impactar a su colectivo en una doble vertiente: por un lado, con el contenido científico y por otro, con los aspectos organizativos.

El OPC surge con la finalidad de viabilizar los deseos del Comité Organizador y ofrecer una imagen acorde con el éxito esperado. Por ello, en Congresos Principado de Asturias disponemos de capacidad de resolución, sagacidad, originalidad y autoexigencia.

En Congresos Principado de Asturias, miembros de la Asociación de O.P.C Madrid y Centro, vamos más allá de la organización del evento; asesoramos al Comité Organizador en cualquier aspecto que se requiera.

La contratación de un OPC como Congresos Principado de Asturias supone la garantía de una correcta gestión de los recursos destinados a la ejecución del proyecto, reflejada en diferentes aspectos, tales como:

· Transparencia total de recursos utilizados

· Transparencia de costes

· Aceleración del proceso de inscripción y reserva

· Reducción de costes para el Congreso / Asociación organizadora

· Datos específicos y de alta calidad para su manejo

Congresos Principado de Asturias pone a su disposición un amplio abanico de servicios, que son entre otros los siguientes:

1.1. SECRETARÍA TÉCNICA: en la cual se centralizan todas las relaciones entre el Congresista y el Comité Organizador, centrándose en la gestión y coordinación de todos los servicios del evento.

- Diseño de formularios.

- Recepción y gestión de inscripciones.

- Recepción y gestión de ponencias.

- Servicios administrativos.

- Mailing a congresistas.

- Comunicaciones con el congresista.

- Comunicación y gestión personalizada con el Comité Organizador.

- Preparación y entrega de documentación al congresista.

- Solicitud y gestión de permisos oficiales.

- Listados de asistentes y colaboradores.

- Control de salas.

- Protocolo.

- Contacto con las autoridades locales.

- Reuniones periódicas con el Comité Organizador. Siempre serán las mismas personas de contacto entre el Comité y Congresos Principado de Asturias.

- Etc.

2.2 SECRETARÍA CIENTÍFICA: en Congresos Principado de Asturias realizamos todas las gestiones necesarias para asegurar un perfecto funcionamiento de la misma, realizando tareas como:

- Asesoramiento y diseño de programas preliminares.

- Contacto permanente con el Comité Científico.

- Elaboración y envío de los trabajos y ponencias.

- Archivo, control y clasificación de los trabajos.

- Traducción de textos.

- Etc.

2.3 SECRETARÍA TURÍSTICA: Con el tiempo, se ha producido un cambio en las expectativas que se crean en torno al evento. El Comité Organizador pretende principalmente satisfacer e impactar a su colectivo en una doble vertiente: por un lado, con el contenido científico y por otro, con los aspectos organizativos. En Congresos Principado de Asturias, ofrecemos todos los servicios necesarios para asegurar un perfecto desarrollo del evento, mimando cada detalle.

- Gestión del transporte de congresistas y ponentes.

- Gestión de los traslados de llegada y salida de los asistentes, así como el trasportes entre los hoteles y la sede del congreso.

- 0rganización de tours pre y poscongreso.

- Organización del programa social y de acompañantes.

- Visitas y excursiones.

- Coches de alquiler.

- Etc.

2.4 SECRETARÍA DE EXPOSICIÓN:

- Contratación de espacios para exposiciones técnicas.

- Contratación de Stands.

- Envío de documentación del congreso (condiciones económicas y de colaboración, planos...)

- Otras colaboraciones: Inserción de publicidad laboratorio, áreas de descanso, patrocinio de simposios satélite...

- Solicitud de permisos oficiales.

- Levantamiento de planos.

- Asesoramiento integral tanto para la empresa colaborador como para el comité organizador.

- Gestión económica de stands.

- Todo tipo de asesoramiento comercial.

- Etc.

2.5 AZAFATAS:

- Recepción de documentación de ponentes.

- Entrega de documentación a congresistas.

- Atención en salas.

- Recepciones.

- Puesto de información.

- Asistencia en la sede del congreso.

- Asistencia en actos sociales.

- Guardarropía.

- Etc.

2.6 ALOJAMIENTO Y RESTAURACIÓN:

- Selección del alojamiento en los hoteles más indicados para cada ocasión.

- Gestión de viajes de ponentes y congresistas.

- Gestión de los traslados de llegada y salida de los asistentes.

- Entrega de documentación en el propio hotel.

- Coordinación de coffee-breaks, comidas de trabajo.

- Organización de cocktail de bienvenida y cena de gala.

- Servicio de catering.

- Supervisión de todos y cada uno de los servicios.

- Etc.

2.7 MEDIOS AUDIOVISUALES:

- Traducción simultánea.

- Presentaciones multimedia.

- Creación, desarrollo y mantenimiento de páginas web.

- Diseño informático de presentación de stands en 3d.

- Equipos técnicos audiovisuales de última generación.

- Asistencia de técnicos y personal altamente cualificado.

- Diseño y producción de documentos gráficos.

- Multiconferencias vía Internet.

- Vídeo conferencias vía Satélite.

2.8 ORNAMENTACIÓN Y ESCENOGRAFÍA

- Decoración de salas y banquetes, en función del tipo de banquete, hora y comensales.

- Ornamentación del local: plantas, tapices, banderas, etc...

- Decoración floral de mesas.

- Señalización y rotulación del congreso.

- Regalo del evento a los ponentes y congresistas.

- Etc.

2.9 GESTIÓN ECONÓMICA

- Servicio de consultoría: definición de objetivos, consejeros legales, patrocinios, cuotas de inscripción.

- Fijación de presupuestos.

- Negociaciones con proveedores.

- Seguros.

- Control de pagos.

- Entrega, en la memoria final del congreso, de todos y cada uno de los movimientos de la cuenta del congreso.

- Gestión económica integral.

- Entrega periódica del estado de las cuentas al Comité Organizador, justificando las entradas y salidas que hubiere en aquel momento.

- Asesoría fiscal profesional en todo lo relativo a la organización de nuestros actos, siempre que ello se precise.

- Financiación de los gastos iniciales de cualquier evento.

- Amplios beneficios para la sociedad.

2.10 POST-CONGRESO

- Tours post-congreso.

- Retirada de equipos.

- Transcripción de ponencias.

- Entrega de una memoria de cada acto.

§ Listado de Colaboradores con importes.

§ Listado de los Inscritos.

§ Listado de Ingreso con justificantes.

§ Listado de Pagos con justificantes.

§ Movimientos detallados de todos las partidas de la cuenta.