Los archivos son “los conjuntos orgánicos de los documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa” (Ley de Patrimonio Histórico Español). En ARCHIVALIA S.C.A. seguimos los siguientes pasos en el tratamiento de un archivo:

Organización
Para la organización de la documentación nos valemos de un cuadro de clasificación apropiado al organismo en cuestión siguiendo su estructura orgánica y funcional. La ordenación de los expedientes puede ser cronológica, alfabética o numérica según el criterio más apropiado para cada tipo de expediente.

Instalación
Una vez organizada, la documentación es colocada en carpetas de ph neutro y cajas normalizadas que certifican su conservación.

Transferencias reguladas
Las transferencias de oficinas al Archivo Central, como las de éste al Archivo histórico, están completamente normalizadas siguiendo el procedimiento regulado por la ley de archivos.

Conservación
En primer lugar seguimos medidas de carácter preventivo para evitar en mayor medida los procesos degradatorios a los que están sometidos los documentos. Posteriormente dotamos los depósitos con el mobiliario adecuado: estanterías metélicas, planeros etc y medidas de seguridad.

Normalización
La descripción archivística ISAD G Para describir el fondo y sus partes aplicamos la norma internacional de descripción archivística; ISAD (G). Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas cuya finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

Informatización
Utilizamos un programa informático específico para la documentación, al que el cliente, si lo desea, podrá acceder para cualquier consulta vía internet. Genera varios tipos de inventarios así como índices onomásticos y toponímicos.

Digitalización
Aquellos documentos en mal estado de conservación son digitalizados, así como cualquier documentación que el cliente desee tener en soporte informático

Difusión
Pretendemos no sólo agilizar la gestión administrativa diaria, sino también difundir el conocimiento de fondos documentales y poner así en valor nuestro patrimonio documental.